Organizar el WiFi de un evento multitudinario durante varios días plantea un problema que no se soluciona simplemente contratando una conexión con muchos gigas. Y por supuesto, es una muy mala idea usar el Wifi compartido del recinto para un evento, más si cabe si es de tales dimensiones.
La asistencia puede variar de una jornada a otra, determinados momentos pueden concentrar a miles de personas y, además de los asistentes, también debe poder usar la red los equipos de organización, expositores, sistemas de acreditación, TPV, producción audiovisual o streaming.
Por eso, cuando un evento crece, la conectividad debe poder escalar con él.
La planificación adecuada del Wifi para este tipo de citas debe prever cuántos dispositivos estarán conectados simultáneamente, qué uso harán de la red, dónde se concentrarán y qué servicios necesitan una conexión prioritaria.
No se debe dimensionar el WiFi solo según el número de asistentes
Una de las principales dificultades consiste en calcular la demanda real.
Un evento con 3.000 asistentes no tiene necesariamente 3.000 dispositivos conectados. Muchos usuarios llevarán un teléfono y un portátil, mientras que los expositores pueden tener sus propias necesidades de conexión, y la organización suele requerir varios equipos funcionando de forma permanente.
Además, no todos consumirán lo mismo. Consultar una web genera una demanda muy diferente a realizar una videollamada, descargar archivos o visualizar una retransmisión sin que se colapse la red.
Por tanto, para dimensionar la red conviene analizar:
- Asistencia prevista cada día.
- Número estimado de dispositivos por persona.
- Usuarios simultáneos.
- Tipo de tráfico generado.
- Zonas donde se concentrarán los asistentes.
- Servicios que requieren mayor estabilidad.
De este modo evitamos uno de los errores más habituales, que es calcular la infraestructura únicamente a partir del aforo máximo.
¿Cómo se reparten los usuarios en el recinto?
El reto no es solo calcular cuánta gente hay, sino saber dónde está y cómo usará la conexión.
En eventos multitudinarios, la densidad de usuarios puede ser más importante que la superficie total que hay que cubrir.
Imaginemos una feria con 5.000 asistentes repartidos por varios pabellones. La red puede estar funcionando perfectamente durante buena parte del día y de repente que se produzca una saturación repentina cuando cientos de personas se concentran alrededor de un escenario o en una presentación.
Es por ello que una red profesional debe diseñarse teniendo en cuenta la distribución de los usuarios.
Y no basta con que exista cobertura. Hay que disponer de suficiente capacidad en los lugares y momentos donde se concentra la demanda.
Esto implica utilizar puntos de acceso adecuados para escenarios de alta densidad y realizar una planificación radioeléctrica que tenga en cuenta interferencias, canales y capacidad de cada zona.
Más puntos de acceso no siempre solucionan el problema
Cuando una red WiFi se satura, la reacción más intuitiva es instalar más puntos de acceso. Pero añadir equipos sin una planificación adecuada puede generar interferencias y no solucionar el problema.
En un evento grande hay que equilibrar muy bien la cobertura y la capacidad.
Un único punto de acceso seguramente ofrecerá una cobertura suficiente para una sala, pero no tendrá capacidad para dar abasto a cientos de dispositivos conectados al mismo tiempo.
La infraestructura debe, por tanto, distribuir adecuadamente los usuarios entre los diferentes puntos de acceso y utilizar equipos preparados para trabajar en entornos de alta densidad.
En Wifi Revel ofrecemos soluciones de conectividad para eventos adaptadas a este tipo de escenarios, incluyendo puntos de acceso preparados para concentraciones elevadas de usuarios.
Escalar el WiFi también significa escalar Internet
Aquí hay que distinguir dos elementos: la red WiFi del recinto y la conexión que proporciona acceso a Internet.
Podemos disponer de suficientes puntos de acceso y, aun así, tener una mala experiencia si el enlace de Internet que alimenta toda la infraestructura está saturado.
La arquitectura completa de la infraestructura debe contemplar esto, ya que, si la asistencia aumenta considerablemente, quizá sea necesario incrementar no solo el número de puntos de acceso, sino también la capacidad del enlace de Internet, revisar la electrónica de red y adaptar la configuración de la infraestructura.
Redes diferentes para distintas necesidades: lo que marca la diferencia en el Wifi para eventos multitudinarios de varios días
En un evento multitudinario no todos los usuarios deberían compartir los mismos recursos.
Una solución habitual es separar la red en diferentes segmentos:
- Asistentes: navegación, redes sociales, mensajería y aplicaciones del evento.
- Organización: ordenadores y dispositivos utilizados por el personal.
- Expositores: equipos y servicios de las empresas participantes.
- Producción: streaming, realización audiovisual y otros sistemas técnicos.
Esta segmentación permite mejorar tanto el rendimiento como la seguridad. Si se gestiona de esta forma, un pico de consumo generado por los asistentes, por ejemplo, no debería comprometer una retransmisión en directo o el sistema de acreditaciones.
Además, permite establecer diferentes prioridades y políticas de acceso según el tipo de usuario.
Los picos de tráfico son más importantes que el consumo medio
En un evento de varios días, la red puede tener un consumo medio perfectamente asumible y, aun así, tener problemas para garantizar una buena experiencia de conexión en determinados momentos.
Una ponencia especialmente relevante, una actuación, una presentación o una publicación viral en redes sociales pueden provocar que cientos o miles de dispositivos utilicen la red simultáneamente.
Por eso, dimensionar la infraestructura según el consumo medio es arriesgado. El cálculo debería contemplar las situaciones de máxima demanda, dejando además un margen de capacidad para absorber incrementos inesperados.
El primer día del evento también puede aportar información muy útil para las siguientes jornadas: si determinadas zonas concentran más usuarios de los previstos, el equipo técnico puede adaptar la configuración y los recursos.
La monitorización permite reaccionar antes de que falle la red
En un evento de grandes dimensiones no hay que conformarse con instalar la infraestructura y esperar que funcione.
La monitorización permite conocer en tiempo real aspectos como:
- Usuarios conectados.
- Dispositivos asociados a cada punto de acceso.
- Consumo de ancho de banda.
- Saturación de canales.
- Latencia y pérdida de paquetes.
- Evolución del tráfico.
- Estado de los diferentes enlaces.
Esta información permite detectar que una zona está alcanzando su límite antes de que los asistentes empiecen a experimentar problemas.
En eventos de mayor tamaño, disponer de personal técnico durante el montaje y el desarrollo del evento puede ser especialmente importante para realizar ajustes y responder rápidamente ante incidencias.
¿Qué ocurre si falla la conexión principal?
Cuanto más dependa el evento de Internet, más importante resulta contar con una estrategia de respaldo.
Una segunda conexión o una solución mediante 4G/5G pueden proporcionar una alternativa cuando falla el enlace principal o cuando el recinto no dispone de una conexión adecuada.
No todos los servicios tienen que utilizar necesariamente el enlace de respaldo de la misma manera. Los sistemas críticos —acreditaciones, pagos, producción o streaming— pueden recibir prioridad para mantener operativa la infraestructura esencial.
Wifi Revel dispone también de implementaciones basadas en conectividad 4G y 5G para eventos y ubicaciones donde las conexiones convencionales no resultan suficientes y se requiere una solución de internet para zonas sin cobertura.
Cómo preparar una red Wifi que crezca durante un evento de varios días
Para que la infraestructura pueda adaptarse al aumento de asistencia, conviene prever desde el principio varios escenarios.
Por ejemplo:
- Escenario inicial: 1.500 asistentes y consumo moderado.
- Escenario previsto: 3.000 asistentes y mayor utilización simultánea.
- Escenario máximo: 5.000 asistentes, concentración elevada y picos de tráfico.
La infraestructura puede diseñarse desde el principio para soportar el escenario máximo, pero permitiendo activar recursos de forma progresiva cuando sean necesarios.
Esto evita dos problemas: quedarse corto cuando aumenta la asistencia y sobredimensionar innecesariamente toda la instalación desde el primer día.
¿Necesitas WiFi para un evento multitudinario?
Si organizas una feria, congreso, festival, convención o evento corporativo de varios días, en Wifi diseñamos soluciones adaptadas al número de asistentes, las características del recinto y las necesidades de conectividad de cada zona.
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