¿Qué es el Wifi marketing y cómo lo puedes implementar para maximizar la captación de leads o clientes durante tu evento? ¿Por qué es tan importante asegurar una buena conexión a internet para que un evento sea un éxito?
Organizar un evento, ya sea una un feria comercial, un congreso internacional, un festival de música o un evento corporativo, representa una de las inversiones más significativas en el presupuesto de marketing de una empresa. Durante años, el principal desafío ha sido medir el retorno de esa inversión (ROI) más allá de la simple venta de entradas o la cobertura mediática.
Uno de los indicadores de éxito para los equipos de marketing y ventas B2B, reside en la capacidad de generar contactos cualificados (leads) y nutrir la base de datos.
En este contexto, la red wifi del evento ha pasado de ser considerada un coste operativo básico (como la electricidad o la climatización) a convertirse en un activo estratégico fundamental.
Los asistentes esperan que el evento ofrezca wifi gratuito, pero sobre todo de calidad, ya que de lo contrario la experiencia de conexión puede ser muy frustrante. Esta expectativa generalizada es, en realidad, una oportunidad de oro. El punto de acceso a la red es uno de los pocos canales digitales por los que podemos asegurar que pasará la gran mayoría de nuestros asistentes.
En lugar de ofrecer una simple conexión abierta, podemos gestionar ese acceso para convertirlo en una herramienta de captación de datos, análisis de comportamiento y comunicación. En este artículo, analizaremos cómo transformar la infraestructura de conectividad de tu evento en un motor eficaz para la generación de leads.
¿Por qué es importante para el marketing la calidad del wifi en un evento?
Antes de implementar cualquier estrategia de captación, debemos hablar de algo muy importante: la calidad del servicio. Si el wifi es lento, se desconecta constantemente o el proceso de acceso es complicado, cualquier intento de utilizarlo como herramienta de marketing será improductivo.
Una conectividad deficiente genera problemas intangibles que tienen un impacto negativo y directo sobre los objetivos de marketing:
- Percepción negativa de la organización: La frustración de un asistente que no puede consultar su correo o responder un mensaje urgente se asocia directamente con la marca del organizador o incluso de los participantes en el evento. Una mala experiencia digital puede ensombrecer la calidad de las ponencias o del networking.
- Pérdida de la oportunidad de captación: Si el portal de acceso (donde se encuentra el formulario de registro) no carga o es demasiado lento, el asistente abandonará el proceso. Has perdido ese lead antes de tener la oportunidad de registrarlo.
- Menor visibilidad orgánica del evento: El marketing de eventos depende en gran medida del contenido generado por el usuario (UGC). Si los asistentes no pueden subir fotos a Instagram, publicar sus impresiones en X o hacer check-in en LinkedIn, el evento pierde miles de impresiones orgánicas y la valiosa aprobación social que estas generan.
- Inoperatividad de otras herramientas: Las aplicaciones móviles del evento, los sistemas de votación en directo, las demostraciones de software de los expositores y las pasarelas de pago contactless dependen de una red estable, segura y rápida. Si el wifi falla, la experiencia interactiva se paraliza.
Por tanto, una red wifi de alta densidad, profesional y robusta, es una parte importante de cualquier estrategia de marketing en eventos, ya que sin ella no se puede ejecutar el plan digital diseñado para el evento.
Cómo aprovechar la conexión Wifi en eventos para conseguir leads y nutrir tu base de datos
Una vez garantizada una conexión de calidad en tu evento, sea un evento híbrido o uno 100 % online, podemos implementar la capa de «wifi inteligente» orientada al marketing. El proceso se centra en gestionar el punto de acceso a la red.
A. El portal cautivo: el punto de acceso a los datos
El portal cautivo es la página de inicio de sesión que se muestra a un usuario antes de concederle acceso a Internet. En lugar de ser una simple pantalla con una contraseña, debe diseñarse como una landing page de captación.
- El intercambio de valor: La propuesta que se le hace al usuario es clara y directa: ofrecemos wifi gratuito de alta velocidad a cambio de un registro breve.
- Formularios de registro optimizados: El objetivo es conseguir los datos necesarios con la menor fricción posible. Un formulario eficaz debe incluir:
- Nombre y correo electrónico (imprescindibles).
- Teléfono (recomendable cuando se desea realizar campañas telefónicas, de Whatsapp o similares).
- Empresa y cargo (muy valiosos para B2B).
- Un campo de segmentación: Una pregunta simple de opción múltiple (ej. «¿Cuál es tu principal interés en este evento?»). Esta información permitirá segmentar las comunicaciones posteriores al evento.
- Importante: Cada campo adicional reduce la tasa de conversión. Pide únicamente los datos que tu equipo de marketing y ventas vaya a utilizar activamente en las campañas posteriores.
B. Autenticación social (social login)
Como alternativa o complemento al formulario, ofrecer el login social (conectarse usando perfiles de LinkedIn, Google o, en menor medida, Facebook) tiene dos ventajas claras:
- Para el usuario: Es más rápido y cómodo (un solo clic).
- Para el organizador: Se obtienen datos verificados directamente del perfil público del usuario (nombre, foto, empresa, cargo). Para eventos B2B, el login con LinkedIn proporciona datos de contacto de gran calidad.
C. Cumplimiento legal (GDPR/LOPD)
Este punto no es negociable. Cualquier lead captado sin el consentimiento explícito del usuario es inutilizable y expone a la organización a sanciones. El portal cautivo debe incluir:
- Un enlace visible a la política de privacidad.
- Una casilla de verificación (checkbox) no pre-marcada.
- Un texto claro que indique el consentimiento para recibir comunicaciones comerciales (ej. «Acepto la política de privacidad y recibir comunicaciones de interés sobre este y futuros eventos.»).
D. Redirección estratégica
¿Qué ve el usuario inmediatamente después de conectarse? No hay que desperdiciar esa atención. Una vez completado el registro, el usuario debe ser redirigido a un destino que esté pensado para conseguir una acción concreta. Por ejemplo:
- La página de descarga de la app oficial del evento.
- La agenda digital con la programación del evento.
- Una página de bienvenida de un patrocinador principal (esto se puede monetizar como un activo publicitario).
- Una landing page con una oferta especial, un cupón o la descarga de un documento gratuito.
E. Analíticas de comportamiento (datos agregados)
Además de los leads que se pueden obtener, una red wifi profesional permite recopilar metadatos anónimos de enorme valor sobre el comportamiento del público asistente:
- Mapas de calor: Visualiza qué zonas del recinto (stands, salas de conferencias, zonas de café) tienen mayor afluencia y en qué horarios.
- Flujos de asistentes: Muestra cómo se mueven los asistentes entre diferentes áreas.
- Tiempos de permanencia: Mide cuánto tiempo pasan los asistentes de media en la zona de exposición frente a las salas de ponencias.
Estos datos ayudan a evaluar la distribución del espacio, demuestran el valor a los expositores y patrocinadores y son vitales para optimizar la logística de futuros eventos.
¿Qué otros aspectos hay que cuidar para conseguir leads cualificados o contactos durante un evento?
El wifi es una herramienta de captación potente, pero su eficacia se multiplica cuando se integra en una estrategia de marketing más amplia. Veamos algunas formas de mejorar la consecución y gestión de leads en un evento:
A. Integración directa con el CRM
Este es el paso más importante para la eficiencia operativa en la gestión de los leads. La base de datos de contactos generada en el portal cautivo no debe ser un archivo Excel que se descarga manualmente al final del evento.
La plataforma wifi debe integrarse directamente (vía API) con el software de marketing o CRM de la empresa (HubSpot, Salesforce, Marketo, Mailchimp o el que se esté utilizando). Esto permite que los leads entren en el sistema en tiempo real.
B. Estrategia de nurturing (seguimiento)
Gracias a la integración con el CRM, se pueden activar flujos de automatización de marketing (marketing automation) de forma inmediata. Por ejemplo:
- Minuto 1. Se le envía al usuario registrado un email de bienvenida): «¡Bienvenido a [Nombre del Evento]! Gracias por conectarte. Te recordamos que la próxima ponencia magistral es a las 11:00».
- Día 1 tras el evento. Se le envía un agradecimiento e información de utilidad. «Gracias por asistir a nuestro último evento. Esperamos que fuera productivo. Aquí puedes acceder a las presentaciones de los ponentes. Te recordamos que puedes asistir a más jornadas y encuentros de forma gratuita. Infórmate sobre los próximos eventos y fechas clave en nuestro calendario».
- Día 3 tras ele evento. Se aprovecha la segmentación realizada para enviar información de valor según el tipo de contacto. Por ejemplo, si el lead marcó «Ventas» como su interés en el formulario, se le puede enviar un caso de estudio específico. Si su cargo es «Director de IT», se le puede invitar a un webinar técnico.
C. Comunicación clara en el recinto (promoción de la red)
Los asistentes no pueden usar una red que no conocen. Es fundamental promocionar la red wifi del evento (el SSID o nombre de red) de forma que los usuarios puedan acceder a ella fácilmente. Para ello, es recomendable mostrar los datos de acceso o el QR en:
- Pantallas si las hay.
- Mostradores de registro.
- Carteles o folletos.
- La web del evento.
- Anuncios por megafonía.
La comunicación debe ser lo más sencilla y clara posible. Por ejemplo: «Conéctate a la red gratuita [NombreDeLaRed] para acceder a la agenda/programa completo del evento y participar en sorteos».
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Implementar una estrategia de wifi marketing para eventos o grandes superficies requiere tecnología Wifi de última generación. Este tipo de entornos y contextos (convenciones, conciertos, ferias, eventos deportivos…) son espacios de alta densidad. Durante los mismos, miles de dispositivos intentan conectarse simultáneamente a los mismos puntos de acceso. Esto requiere una planificación de ingeniería de telecomunicación, un hardware específico y una gestión activa.
En Wifi Revel somos proveedores de wifi y estamos especializados en soluciones avanzadas y seguras para este tipo de escenarios, y proporcionamos soluciones de red que cumplen con las necesidades y objetivos que un evento requiere, sea cual sea su tamaño o afluencia.
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