Trabajar en una feria o congreso implica muchas horas de actividad y a menudo muy intensas. Atender visitantes, presentar productos, gestionar contactos y resolver todo tipo de imprevistos… Todo esto requiere mantenerse fresco y con energía durante toda la jornada. Por eso, la comodidad en el stand, más que un lujo, es una condición necesaria para rendir bien y proyectar una imagen más profesional.
¿Cuáles son los elementos clave que van hacer que estés a gusto trabajando como expositor en tu stand? Vamos a ver las 5 más importantes, y luego comentaremos otros dos factores que son recomendables en aquellos stands que requieren más espacio o que son cerrados.
Las 5 claves para una comodidad total en tu stand
Un stand funcional permite moverse con facilidad, atender al público de manera más eficiente y trabajar con rapidez. Cuando todo está pensado para trabajar con fluidez, el equipo se concentra en lo importante: conectar con las personas que pasan por allí.
Diseño personalizado del stand según su uso y enfoque (distribución, mobiliario…)
No todos los stands sirven para lo mismo, y ahí empieza todo. El diseño debe adaptarse a la forma de trabajar: El espacio deberá ser distinto si se van a realizar demostraciones, reuniones, ventas directas o simplemente captación de contactos.
Además, influye mucho el grado de contacto e interacción que se va a tener con los visitantes, así como el tiempo previsto que se le va a dedicar, de media, a cada uno de ellos.
La distribución del espacio debe facilitar el movimiento natural del equipo y de los visitantes. Los mostradores deben estar a una altura adecuada y las zonas de conversación, si las hay, deben seer cómodas y tener un mobiliario adecuado a su uso. Todo esto marca la diferencia entre un espacio únicamente bonito y uno realmente útil.
Cuando el diseño responde al uso real del stand, todo fluye mejor y el equipo se cansa menos.
Sistema de registro sencillo para recopilar datos de visitantes
En una feria, cada conversación puede convertirse en una oportunidad de venta o negocio. Pero si registrar datos es complicado o lento, muchos contactos se pueden perder por el camino.
Lo ideal es contar con un sistema rápido, intuitivo y accesible desde cualquier dispositivo. Algo que permita registrar información en segundos, sin interrumpir la conversación ni generar colas.
Cuanto más fácil sea capturar los datos, más natural será el proceso y mayor será el retorno de la participación en la feria.
TPV y datáfono funcional y adaptado a tu stand
Si hay ventas directas o reservas en el momento, el sistema de pago debe ser rápido y fiable. Pocas cosas rompen más el ritmo (y merman los resultados) que un cobro que tarda demasiado o un dispositivo que falla cuando hay un interés de compra muy alto.
El TPV debe integrarse bien en el espacio de trabajo, estar siempre accesible y funcionar sin complicaciones. Cobrar con agilidad transmite profesionalidad y evita perder oportunidades por una tardanza innecesaria.
Conexión Wifi de calidad para registros, gestiones y pagos
Hoy casi todo depende de internet: registrar visitantes, consultar información, procesar pagos, acceder a catálogos o sincronizar datos en tiempo real. Si la conexión falla, el stand puede ralentizarse o incluso sufrir una disminución inaceptable de las ventas o captación de contactos.
Una buena conexión WiFi para ferias y stands permite trabajar con tranquilidad, sin interrupciones ni complicaciones técnicas. Es uno de esos elementos que nadie nota cuando funciona bien, pero que todo el mundo sufre cuando falla.
En un entorno tan dinámico como una feria, la conectividad es una parte esencial para el óptimo funcionamiento del stand.
Equipamiento adecuado y materiales bien organizados
Folletos, muestras, dispositivos, material promocional, cables, repuestos… Cada objeto debe tener su lugar dentro del expositor o mostrador. La razón se sencilla: cuando el equipo sabe dónde está cada cosa, el trabajo se vuelve mucho más ágil y ordenado.
El desorden, en cambio, genera interrupciones constantes, pérdida de tiempo y sensación de poco control. Tener el equipamiento necesario —y bien organizado— permite centrarse en atender y no perder el tiempo en buscar.
Otros elementos importantes para stands grandes y cerrados
Cuando el stand es amplio o está total o parcialmente cerrado, el confort ambiental pasa a ser un factor decisivo. Ya no se trata solo de la funcionalidad operativa, sino de crear un espacio en el que apetezca estar.
Estos detalles influyen no solo en el bienestar del equipo, sino también en el tiempo de permanencia de los visitantes.
Acondicionamiento del stand (iluminación, climatización, reducción de ruido…)
La temperatura, la luz y el sonido afectan mucho más de lo que parece. Un espacio demasiado caluroso, mal iluminado o ruidoso agota rápidamente tanto al equipo como a los visitantes.
Una iluminación precisa y bien instalada mejora la visibilidad y la presentación del producto. Por su parte, una climatización adecuada hace que los dependientes o representantes trabajen de manera más confortable y mantengan mejor el ánimo durante toda la jornada. Por último, cierto control del ruido permite mantener conversaciones cómodas incluso en entornos muy concurridos.
El confort ambiental,, aunque no se ve a simple vista, se siente constantemente y puede resultar determinante para cierto tipo de expositores.
Zonas especiales: para descanso, reuniones, etc.
En stands grandes, disponer de espacios diferenciados marca una gran diferencia. Es recomendable tener pequeñas zonas de descanso para el equipo, áreas reservadas para reuniones más tranquilas o espacios semiprivados para conversaciones comerciales. Estos espacios ayudan a gestionar mejor los diferentes ritmos y necesidades del día.
Estas zonas permiten cambiar de contexto sin salir del stand: pasar del contacto informal a la reunión estratégica, o simplemente tomar un respiro entre momentos de alta actividad.
Cuando el espacio ofrece distintas formas de uso, el stand deja de ser solo un punto de atención y se convierte en un entorno de trabajo completo.
