La conectividad es uno de los elementos indispensables para el éxito de un evento corporativo. Desde que los asistentes llegan al recinto, esperan poder conectarse sin interrupciones: consultar el correo, compartir en redes sociales, participar en encuestas en tiempo real, realizar videollamadas o acceder a documentación en la nube. Muchos organizadores asumen que el wifi que proporciona el propio recinto será suficiente, pero esa confianza puede dar lugar a problemas serios de conexión.
En este artículo analizamos por qué el wifi del recinto suele quedarse corto en eventos y qué prestaciones debe ofrecer una red profesional para garantizar una óptima experiencia. También veremos las consecuencias de una mala conexión y cómo las soluciones especializadas de Wifi para eventos de Wifi Revel pueden resolver estos retos.
¿Por qué el wifi de un recinto es insuficiente para eventos y grandes concentraciones de personas?
Existen varias razones técnicas y operativas por las que la red wifi estándar de un recinto no es adecuada para eventos con alta concurrencia:
- Alta densidad de usuarios: En congresos, ferias o conferencias cientos o miles de dispositivos intentan conectarse simultáneamente. Las redes diseñadas para uso general no suelen soportar esta cantidad de conexiones concurrentes sin experimentar degradación del servicio.
- Saturación del espectro: En un recinto concurrido coexisten múltiples redes inalámbricas (red del propio recinto, dispositivos de expositores, hotspots personales de asistentes) que generan interferencias y congestión en las bandas de 2,4 GHz y 5 GHz. Esto reduce el rendimiento real disponible para cada usuario.
- Infraestructura limitada: El número y la ubicación de puntos de acceso (AP) del recinto pueden ser insuficientes o mal distribuidos para cubrir zonas críticas como stands, salas de ponencias o áreas de producción. Sin una planificación de alta densidad, es fácil que se formen “puntos fríos” donde la cobertura es deficiente.
- Falta de segmentación y control: Las redes generales del recinto normalmente no permiten segmentar usuarios por prioridad (organización, ponentes, expositores, prensa). Esto impide garantizar ancho de banda crítico para servicios que lo necesitan, como streaming o pagos electrónicos.
- Seguridad insuficiente: Una red pública compartida puede exponer a los usuarios y a la organización a riesgos de seguridad y privacidad si no existe una configuración adecuada de cifrado y autenticación.
- Expectativas del organizador y control limitado: Depender exclusivamente del wifi del recinto significa renunciar al control sobre la experiencia digital del evento: personalización del portal de acceso, políticas de uso, priorización de tráfico y respuesta técnica inmediata ante incidencias.
¿Qué prestaciones debe ofrecer el Wifi para un evento corporativo?
Para garantizar una experiencia digital óptima en un evento corporativo, la red wifi debe cumplir una serie de requisitos técnicos y operativos:
- Alta capacidad y diseño para alta densidad: Planificación basada en el número esperado de usuarios y dispositivos, con suficientes puntos de acceso distribuidos estratégicamente, control de potencia y canales optimizados.
- Redundancia y enlaces de respaldo: Contar con conexiones redundantes (múltiples enlaces a Internet, enlaces 4G/5G o satélite de respaldo) para evitar interrupciones si un enlace principal falla.
- Segmentación por SSID y políticas de QoS: Crear redes separadas para asistentes, expositores, organización y producción, con políticas de calidad de servicio (QoS) que prioricen tráfico crítico (streaming, videoconferencias, TPV).
- Seguridad avanzada: Implementar cifrado, autenticación robusta, portales cautivos personalizados y segmentación interna que proteja datos sensibles y limite el acceso no autorizado.
- Tecnología moderna: Apostar por estándares actuales (WiFi 6, 6E y progresivamente WiFi 7) que ofrecen mayor eficiencia, mejor gestión de múltiples dispositivos y menor latencia.
- Facilidad de acceso y branding: Portales de acceso mediante QR o acceso único, con posibilidad de personalizar la experiencia con la marca del evento y mostrar información o condiciones de uso al conectarse.
- Monitorización y soporte técnico en tiempo real: Un equipo que supervise el rendimiento, detecte interferencias y resuelva incidencias sobre la marcha es imprescindible para mantener la calidad del servicio.
- Flexibilidad tecnológica: Soluciones alternativas para zonas sin infraestructura (routers 4G/5G, enlaces satelitales) que permitan cubrir terrazas, recintos temporales y espacios al aire libre.
¿Qué pasa si el Wifi falla en un evento corporativo?
Una conexión deficiente o de una caída de la red durante un evento pueden generar perjuicios importantes, tanto para los asistentes como para las empresas, instituciones o patrocinadores del evento. Veamos cómo pueden afectar los problemas de conexión a tu evento corporativo:
- Pérdida de reputación: Una experiencia digital deficiente genera frustración entre asistentes y expositores, lo que puede traducirse en valoraciones negativas y pérdidas de confianza hacia la organización.
- Interrupciones operativas: Servicios dependientes de la red —como streaming en directo, presentaciones, demos de producto, sistemas de registro o TPV— pueden verse interrumpidos, provocando retrasos y pérdidas económicas.
- Impacto en ventas y negocio: Expositores que no pueden procesar pagos o mostrar contenidos relevantes sufren un impacto directo en su rendimiento comercial.
- Riesgos de seguridad: Redes públicas mal gestionadas pueden facilitar accesos no autorizados o la interceptación de comunicaciones sensibles.
- Pérdida de métricas e interacción: Muchas acciones de marketing y engagement dependen de la conectividad; si falla la red, se pierde visibilidad y datos valiosos.
- Tensión operativa: El equipo organizador y los proveedores técnicos pierden tiempo intentando restablecer servicios, afectando la experiencia general del evento.
Conexión wifi para eventos corporativos, ferias y congresos
Para evitar los problemas mencionados, la planificación de la conectividad debe integrarse en la organización desde el inicio. Según el tipo de evento, las necesidades pueden variar.
- Congresos: Redes seguras y segmentadas que permitan simultanear ponencias, prensa, streaming y conexiones de trabajo.
- Ferias: Muchos stands con necesidades diversas: TPV, catálogos online, demostraciones y asistentes conectados.
- Conferencias y lanzamientos: Requisitos exigentes para streaming, baja latencia e infraestructura altamente fiable.
Descubre las soluciones especializadas de Wifi Revel
En Wifi Revel lideramos la implantación de tecnología Wifi adaptada a la magnitud y tipología del evento. Aquí puedes encontrar un resumen de todo lo que ofrecemos:
- Diseño a medida: Planificación previa del despliegue según aforo, distribución del espacio y servicios previstos.
- Routers y APs de alta gama: Equipos profesionales con WiFi 6/6E y preparados para WiFi 7.
- Wifi para stands: Routers preconfigurados con datos ilimitados y redes privadas para expositores.
- Soluciones para streaming: Conexiones dedicadas y estables para retransmisiones en directo.
- Conectividad en zonas sin cobertura: Soluciones 4G/5G y satelitales para exterior o recintos con infraestructura limitada.
- Soporte técnico en tiempo real: Monitorización continua durante el evento y asistencia inmediata.
- Segmentación y control de acceso: Portales cautivos personalizados, SSID múltiples y políticas de QoS.
- Historial de proyectos: Implementaciones en festivales, ferias y congresos con resultados demostrados.
Conclusión
Confiar únicamente en el wifi del recinto para un evento corporativo es un riesgo que puede traducirse en problemas reputacionales, pérdidas económicas y una experiencia deficiente. Una solución profesional no debería tomarse como algo opcional, sino como una inversión necesaria y con un impacto altísimo en los resultados del evento.
Trabajando con proveedores especializados en Wifi para congresos, ferias y stands, tu evento garantizará una experiencia digital de alta calidad, segura y sin fallos para asistentes, expositores y organización.
